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Os passos básicos para uma Delegação efetiva:

POSICIONAR A SITUAÇÃO

  • Apresentar a tarefa (o que e porquê);
  • Explicar porque você selecionou aquele colaborador.

DESCREVER A TAREFA

  • Explicar o que é esperado;
  • Comunicar o tipo de apoio que você dará a tarefa;
  • Especificar como você pretende controlar a tarefa.

PEDIR UM RESUMO

  • Pedir para o colaborador repetir com suas próprias palavras o que ele entendeu sobre a tarefa;
  • Deixar espaço para perguntas nesse momento ou depois da delegação.

IMPORTANTE

Para que a Delegação tenha os resultados esperados, não basta realizar o processo completo, trilhar todos os passos – é preciso dar a permissão ao colaborador para exercer suas tarefas. Retomar a delegação ou “delargar” são as causas mais frequentes de resultados desastrosos.

 

DIRETRIZES DA DELEGAÇÃO – CHECKLIST

Analise sua tarefa:

  • Quais são seus objetivos?
  • Quais os resultados que se espera de você?
  • O que é que você faz?
  • Poderia outra pessoa fazê-lo para você?
  • Alguém pode ser treinado para fazê-lo?
  • Discuta a análise da tarefa com seus superiores para obter a concordância ou um consenso de trabalho.

Decida o que delegar:

  • Decisões que você faz com maior frequência;
  • Funções que fazem com que você fique “super especializado”;
  • Áreas em que a sua equipe está melhor qualificada;
  • Áreas de que você não gosta – porém lembre-se de delegar tanto as boas como as más;
  • Áreas em que os colaboradores necessitam desenvolvimento;
  • Coisas que adicionam variedade ao trabalho de um colaborador.

 

Planeje a delegação:

  • Procure obter unidade da “tarefa inteira”;
  • Reveja todos os detalhes e decisões essenciais;
  • Esclareça limites de autoridade apropriados;
  • Estabeleça padrões de desempenho;
  • Determine controles apropriados de realimentação, incluindo quais informações são necessárias, com que frequência e de que forma;
  • Forneça treinamento, orientação ou pessoal de reserva.

Se você não puder controlar, não delegue.

Selecione a pessoa certa:

  • Considere interesse e habilidades;
  • Qual o grau de desafio?
  • Quem o necessita mais?
  • Procure equilibrar e estabelecer uma rotação de equipes.

 

 Faça a delegação:

  • Esclareça os resultados pretendidos e as prioridades envolvidas;
  • Esclareça o grau de autoridade e outros parâmetros de operação;
  • Dê ênfase à importância da tarefa;
  • Tome tempo para comunicar com eficiência.

 

Acompanhamento:

  • Insista em informações na época certa;
  • Atue pronta e apropriadamente;
  • Insista em resultados, porém não necessariamente em perfeição;
  • Encoraje a independência;
  • Aprenda a viver com as diferenças;
  • Não deduza ou cancele tarefas;
  • Recompense o bom desempenho.